Dal 5 ottobre 2026, in Spagna, il Documento di Controllo Amministrativo (DeCA – Documento electrónico de Control Administrativo) dovrà essere obbligatoriamente gestito in formato digitale.

La novità interessa direttamente anche le imprese di trasporto straniere che effettuano operazioni di cabotaggio sul territorio spagnolo, che dovranno pertanto adeguare le proprie procedure operative e informatiche.

Cosa cambia

Il Documento di Controllo Amministrativo non è una novità nell’ordinamento spagnolo: era già previsto dalla Orden FOM/2861/2012 per il trasporto pubblico di merci su strada.

La principale novità riguarda quindi la modalità di gestione del documento.

Dal 5 ottobre 2026 il DeCA dovrà essere necessariamente digitale e generato attraverso sistemi informatici conformi ai requisiti stabiliti dalla normativa spagnola.

Non sarà quindi sufficiente predisporre un documento cartaceo e successivamente scannerizzarlo.

Il documento dovrà essere generato prima dell’inizio effettivo del trasporto e il sistema informatico dovrà registrare la data e l’ora di creazione nonché, eventualmente, quelle delle successive modifiche.

Quali dati deve contenere

Il DeCA deve contenere almeno i dati essenziali previsti dall’art. 6 della Orden FOM/2861/2012, tra cui:

• nome o denominazione sociale, NIF e domicilio del caricatore contrattuale (cargador contractual);
• nome o denominazione sociale e NIF del vettore effettivo (transportista efectivo);
• luogo di origine e destinazione della spedizione;
• natura e peso della merce trasportata;
• eventuale identificazione dell’autorizzazione speciale di circolazione, quando il veicolo debba circolare sulla base di tale autorizzazione;
• data di effettuazione del trasporto;
• targa del veicolo utilizzato; nel caso di un complesso articolato devono essere indicate sia la targa del veicolo trattore sia quella del semirimorchio o rimorchio.

Il caricatore contrattuale e il vettore effettivo devono risultare espressamente e distintamente identificati.o devono risultare espressamente e distintamente identificati.

Chi deve predisporre il DeCA

Il DeCA deve essere predisposto nell’ambito del rapporto tra caricatore contrattuale e vettore effettivo.

La normativa non impone l’utilizzo di una specifica piattaforma pubblica del Ministero spagnolo.

Il documento potrà quindi essere generato attraverso software gestionali, piattaforme commerciali o altri sistemi informatici utilizzati dagli operatori, purché rispettino i requisiti tecnici e i contenuti obbligatori previsti dalla normativa.

Formato digitale e codice QR

Il DeCA dovrà essere generato come PDF nativo digitale, con dimensione non superiore a 5 MB.

Non saranno considerati validi i file ottenuti semplicemente attraverso la scansione di un documento cartaceo o mediante immagini digitalizzate.

Ogni documento dovrà essere conservato in un repository informatico e associato a una URL unica e specifica.

Nel PDF dovrà inoltre essere inserito un codice QR contenente l’indirizzo web che consente di accedere al documento elettronico.

Il codice QR costituisce quindi un elemento essenziale del nuovo sistema di controllo.

Cosa deve avere il conducente a bordo

Prima dell’inizio del trasporto, al conducente deve essere messa a disposizione una copia del DeCA.

Il documento potrà essere disponibile in formato elettronico, attraverso smartphone, tablet o altro dispositivo, oppure essere stampato su carta.

In entrambi i casi deve essere presente il codice QR.

Il conducente può inoltre disporre del QR come file separato.

In occasione di un controllo su strada potrà presentare agli organi di controllo il DeCA contenente il QR oppure il solo codice QR, attraverso il quale sarà possibile accedere al documento elettronico originale.

Eventuali annotazioni manoscritte effettuate sulla copia cartacea non costituiscono una modifica valida del DeCA.

DeCA e CMR: sono necessari due documenti?

Il DeCA non sostituisce la lettera di vettura internazionale CMR nei trasporti internazionali per i quali questa è prevista.

Tuttavia, la normativa spagnola consente di utilizzare il formato di un altro documento di trasporto, comprese le lettere di vettura, come DeCA.

Ciò significa che non è necessariamente obbligatorio predisporre materialmente due documenti distinti.

Un documento di trasporto già utilizzato dall’impresa può assolvere anche alla funzione di DeCA a condizione che contenga tutti i dati obbligatori previsti dall’art. 6 della Orden FOM/2861/2012 e rispetti i requisiti tecnici previsti per il documento elettronico.

In particolare, dovranno sempre risultare espressamente e distintamente identificati il caricatore contrattuale e il vettore effettivo.

Conservazione dei documenti

I file elettronici generati devono essere conservati per almeno un anno.

Nel trasporto di merci, sia il caricatore contrattuale sia il vettore effettivo devono poter disporre del documento durante tale periodo.

Le due parti possono utilizzare repository differenti.

Qualora il documento sia stato generato da una sola delle parti, è sufficiente che l’altra abbia la possibilità di scaricarlo per almeno un anno.

Cosa cambia per il cabotaggio

La normativa spagnola precisa espressamente che le operazioni di cabotaggio effettuate sul territorio spagnolo sono soggette all’obbligo del documento di controllo amministrativo.

Sono invece esclusi da questo specifico obbligo i trasporti internazionali che transitano parzialmente sul territorio spagnolo, per i quali continuano ad applicarsi i documenti di controllo previsti dalle convenzioni internazionali applicabili.

Per le imprese italiane la distinzione è quindi importante:

Trasporto internazionale Italia–Spagna: continua ad applicarsi la documentazione prevista per il trasporto internazionale.

Operazione di cabotaggio effettuata in Spagna: entra in gioco l’obbligo spagnolo del DeCA.

Cosa devono fare le imprese italiane

Le imprese italiane che effettuano o intendono effettuare cabotaggio in Spagna dovrebbero verificare prima del 5 ottobre 2026 che il proprio sistema gestionale o la piattaforma utilizzata consenta di:

• generare il documento in PDF nativo digitale;
• inserire tutti i dati obbligatori previsti dalla normativa spagnola;
• identificare distintamente caricatore contrattuale e vettore effettivo;
• generare il codice QR collegato alla URL specifica del documento;
• rendere il documento disponibile al conducente prima dell’inizio del servizio;
• consentirne l’accesso in occasione di un controllo su strada;
• conservare e rendere scaricabile il documento per almeno un anno.

È quindi opportuno verificare preventivamente con il proprio fornitore del software gestionale o della piattaforma di trasporto che il sistema utilizzato sia adeguato ai nuovi requisiti spagnoli.

In sintesi

Dal 5 ottobre 2026, per le operazioni soggette alla normativa spagnola il DeCA diventa obbligatoriamente digitale.

Per i vettori stranieri l’aspetto particolarmente rilevante riguarda il cabotaggio in Spagna: non sarà sufficiente avere a bordo la normale documentazione utilizzata dall’impresa se questa non soddisfa anche i requisiti richiesti per il DeCA.

È pertanto consigliabile verificare con anticipo l’adeguamento dei sistemi informatici e delle procedure aziendali, evitando di arrivare alla data di entrata in vigore senza poter generare un documento conforme.

AG Consulting – il vostro punto di riferimento giuridico per il trasporto internazionale